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無事に『俺たちの本当にやりたかったDevDay』を開催した

その他

はじめに

6月21日（水）に『俺たちの本当にやりたかったDevDay（俺たちのDevDay）』を無事に開催できたので記録がてら簡単に振り返っていきます。読み物なので長いです。

このイベントが行われることになった経緯とかはこちら。

俺んとこ 来ないか？『俺たちの本当にやりたかったDevDay』を開催することにした - Sweet Escape

当日まで

当日までのあれこれを時系列で。

まず、このイベントをやるって決めて会場も決まってない状態でConnpassでイベント作って公開したのが4月24日。ちなみにこの会場決まってない状態でイベント作ったことが後々面倒なことになるのだけどそれは後ほど。ありがたいことに翌日にはクラスメソッド株式会社さんに会場提供いただけることが決まった。

その後、本家のCFP結果が決まるまで特に進展はなく5月1日に本家のCFPの結果が発表されたので早速俺たちのDevDayで登壇依頼するセッションの選定に入る。ちなみに自分は2つ応募していて片方が通った。落ちた方は内容的にAWSは通せないだろうなとは思っていたので特に驚きはない。でも通ったほうはAWSのことを全く話さない内容だったのでむしろこっちが採択されたことが驚きだった。

そんなこんなで企画メンバー3人でミーティング。それぞれが採択されなかったCFPの中身を全部見て見たいものを5本ずつくらい選んで絞り込んでいくというプロセスにした。

そもそもこのCFPはAWSが開催するイベントのCFPだったので自然とAWSネタが多かったけど、発端が「自分が見たいものを集める」だったためか選んだものはバラエティに富んだものになったと思う。最終的に選んだものたちはイベントページに記載されているので興味ある方は見てほしい。タイトルだけでもおもしろそう。

というわけで選んだものの勝手に選んだわけで登壇者に個別に連絡を取って登壇依頼をしていく必要がある。だが面識のない人やTwitterでも繋がってない人もいるのでDMやメンションで凸していった。Twitterのアカウントがわかる人はまだそれができるのでいいものの、わからない人は同じ会社にいる知人経由だったりで依頼をしていった感じ。もちろん、都合によって断られたものもある。

そんなこんなで5月8日には全登壇者からOKをもらえ、同時にLTをやろうということになってのでその募集を開始。だがこのLT募集に関しては失敗に終わった。どういうことかというと全く集まらなかったのだ。時間帯が遅いということもあったのだと思われる。そのため、LTの募集は後日中止することとした。

そして、全セッションが出揃ったタイミングで会場提供のクラメソさんに独自のCFPをやりたいので第2会場を用意できないか？と無茶な相談をダメ元でしてみたところ、御調整いただけてOKに。ということで5月11日に俺たちのDevDay独自のセッション公募をアナウンス。期限は5月末までとした。

だが、これがまた集まらないｗ こういうものは期限ギリギリになるまで集まらないものだとは分かっていながらもなかなか集まらないのでいろんな人にお声がけをして応募してみてくれないかとお願いしまくった。決定方法が一般の人による投票のみということで当選するかわからないにも関わらず応募していただけた方々には感謝しかないです。

さて、この頃当初未定としていたオンライン中継について並行して考えていた。当初はオンライン中継の希望者が500名を超えたらやることを考えるとしていたものの実際には100名くらいしか集まっておらず。そこでTwitterでアンケートを取ってみた。

正直少し意外な結果となった。僕としては地方在住で参加したくても来れない人向けにオンライン中継を、と思っていたのだが蓋をあけると地方在住者からの希望はそれほど多くなくてリアタイじゃなくていいからアーカイブみたいって人が多かった。『アーカイブなんて見るやつおるんや』と思ったのは内緒。

そして、この結果を受けてオンライン中継をやる場合の想定ターゲットからのニーズが少ないことがわかったのでオンライン中継はやらないことに決定。ハイブリッドはね、絶対大変なんですよ。したがってこの時点で現地参加のみというコロナ禍前のようなスタイルでの開催になることが決まった。

また、平日の夜開催ということから会場でフードとドリンク（アルコール含む）を提供したいと思っていたのでその費用を賄うべくスポンサー探しを始める。最初興味を持ってもらえたとしてもスポンサーパッケージがふわっとしてたり、個人が主催するイベントだったりすることからか話がまとまらなかった会社さんも多かった。

そんな中で最終的に4社がスポンサードしてくれることになって本当に感謝している。スポンサーの数がフードの質に比例するので本当に良かった。協賛いただいた4社については後述する。

さて、そんなこんなでスポンサーが決まってきたのでそろそろフードとドリンクの検討を始める。ドリンクについてはカクヤスで頼めばいいとは思っていたものの実際のところどのくらい用意すればいいのか全く読めない。直前までどのくらい頼むかあーだこーだずっと言っていた気がする。途中シャンパンタワーやりたいとか思いつきで色々いって会場提供いただくクラメソの北川さんを困らせたりしたものの最終的にはそもそも予算的に足りず、会場的にも難しいということで普通のドリンクだけに。

フードについては技術的な勉強会でよく出るピザは僕が嫌いなのでピザを大量に頼むってことだけはしないと決めていた。寿司も同様だ。なので当初はケータリングを手配しようとしていた。当然ながらそんなことやったこともない。費用の相場感もわからない。というわけでTwitterで聞いたりしつつこちらも直前まであーだこーだと検討していた。

この選定プロセスで知ったことはケータリングは配膳のスタッフが必要になること、温かい料理の提供が可能になるということだ。そして各社のプランに載っている料理の料金にはセットアップと人周りの費用が乗っていない。つまり人数規模や時間によって変動する別料金となっているのだ。必然、その金額感は高額になる。無理だ。

デリバリー形式のオードブルであれば費用は押さえられる。ただし、温かい食べ物は提供できないしビュッフェ台などのセットアップもなく基本的には自分たちで配膳する。そもそもケータリングとオードブルのデリバリの違いも知らなかった。

こちらも直前までどこに何名分で頼むかを検討し続けていた。この時点でも総申込みは280名近くなっていたのだが、平日の夜しかも現地のみということで実際の来場者はだいぶ少なると見込んでいた。きっと歩留まりとしては半分行くかな？くらいに予想。とはいえその人数分のフードを頼んでも余ることが想定される。というのも懇親会ならともかく勉強会に参加して話を聞きながら食べるというスタイルにする予定だったから。というわけでここはグッと絞って100名分にすることにした。結果的にベストな見積もりだったと思う。

ところが、Webの見積もりとか申し込みサイトの申し込み期限を鵜呑みにしていたら実際に問い合わせたらこの日はもう予約でいっぱいみたいなのがあって焦りだす。話あった結果、ここにしようと決めたところがダメだったときはどうしようかと思った。だが、先方の担当者の方と交渉してこちらとしてもサービス内容を多少妥協する代わりに受けてもらえることになってよかった。

ドリンクについては当初はアルコールを多く提供すると場が荒れてしまったりうるさくなって話を聴くことがなくなったりといった事態を招いてしまうことを懸念して少なめにしていた。こちらについては結果的に全然足らないという状況で途中2回追加する羽目に。難しいね。ちなみに2回目はなんとスポンサーのTVerさんが追加出資してくれた。マジでありがてぇ。

当日

人が集まるか心配だったけど時間になったらぼちぼち人が来てくれたので予定通り開始。こちらは始まってまもなくの会場の様子。

メイン会場はスクリーンとの接続性に若干トラブルはありつつも、MC @studio3104 の完璧なタイムキーピングのおかげで1分たりとも余裕のなかったタイムテーブルを無事にこなせた。

少し遅れて始まるサブ会場については当初人が流れない懸念があったがこちらも始まったらぼちぼち流れていったのでよかった。こちらはボランティアとして申し込んでくれた 山本さんが引き受けてくれて無事に最後まで大きなトラブルなく完走。

人も多すぎず少なすぎずほぼ狙い通りくらいな人数感で最後まで完走した。

なお、当日の様子は後日Toggetterでまとめを作ってくれることになっているのでそちらに譲ります。

感想とか

とにかく無事に終わってよかったという一言。

昔から思いつきドリブンで人を巻き込んで何かをやることが多いのだけど久しぶりに発動した感じ。結構いろんなところが見切り発車感否めずいろんな人に迷惑をかけてしまったのは否めないので申し訳ないです。

特に会場を提供いただいたクラスメソッド株式会社の人たちは会場提供に留まらず、当日のオペレーションも含めてかなりの人数で手伝っていただき大変感謝とともに自分の見積もりの甘さを反省しています。特に窓口になってくれた北川さんにはいつものノリであれこれ言ってしまって困惑させたと思います。すみません。

そしてスピーカー、来場者の皆さんもありがとうございました。

さて、今回はこういった形で久しぶりのオフラインイベントを自分で企画して主催した。コロナ禍中も勉強会みたいなことはやっていたものの、Meetup形式ではなく自分1人が一方的にYouTube Liveで配信するというスタイルだったので久しぶりのこの感覚を楽しめた。

一方で、途中から考えていて何人かの人には聞かれて答えたのだけど来年はやりません。

理由はいくつかあるけど、もう自分が主催としてオフラインのイベントを企画したり運営するのはいいかなと思いました。特にネガティブな理由もなく単にそう思っただけ。

スポンサーいただいた皆さま

みんなが知ってて一度はお世話になったこともあるであろうブログの会社。クラスメソッドさんには会場提供から当日の運営まで本当にお世話になりっぱなしでした。マジで感謝しかない。今度個人的にもお礼させてください。

言わずとしれたみんなしってるあのTVerさんです。容易に想像できる超ハイトラフィックをたった数人のエンジニアで回してるというすごい会社です。なんとイベント開催中にはどんどん消費されていく酒を見て追加でスポンサードしてくれました。圧倒的感謝。

Forkwellと言えばコロナ禍前にはコミュニティイベント支援をしていたり、コロナ禍に入ってからはXX Studyシリーズで大規模に集客する各種オンラインイベントを開催していて存在感を放っていた会社です。Forkwellってその昔コミュニティイベントの支援をしていたよなーって話をTwitter上でしたらご連絡いただけた次第です。ありがとうございます。

Fusicさんと言えば福岡の雄で最近上場も果たした企業です。Fusicさんは以前から主催と参加の両面で技術コミュニティに対して向き合ってきた企業でして、前職時代にもとてもお世話になっておりました。変わらずのご支援ありがとうございます。

MomentoというのはUSはシアトルに本拠地を置くスタートアップでサーバーレスキャッシュを提供している。サーバーレスにおけるキャッシュというのはこれまで最後のミッシング・ピースと言われて久しくついにそれを埋めるサービスが出てきたというわけだ。開発スピードもかなり速くCEOのKhawaja氏が日本市場を重視してくれているようでかなり早い段階で表明いただいていて非常に感謝しています。

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